Diferencias entre número EORI y VAT: qué son y cómo funcionan

En el mundo globalizado en el que vivimos, tanto pequeñas como grandes empresas tienen la posibilidad de participar en actividades comerciales transfronterizas. Si es el caso de tu empresa, es probable que te suenen los términos EORI y VAT.

Ambos elementos deben conocerse claramente para evitar pérdidas significativas: retenciones de mercancía en aduana, incumplimiento de normativa fiscal, sanciones, etc.

¿Qué es un número EORI?

Un número EORI es un código único asignado a los operadores económicos y empresas que participan en actividades comerciales dentro de la Unión Europea (UE). Su nombre son las siglas de Economic Operator Registration and Identification, y se utiliza como estándar de identificación de los operadores económicos en las aduanas. Su objetivo principal es facilitar el intercambio de información entre ellos cumpliendo la normativa vigente.

Este número se compone de dos elementos diferentes:

•  Primera parte: un código ISO de 2 dígitos que depende y varía según el país en cuestión. En el caso de España, es ES.
• Segunda parte: número de Identificación Fiscal (NIF)

En el caso de tratarse de una empresa no establecida en la Unión Europea (sin número NIF) tendremos en primer lugar el código ISO de 2 dígitos (ES) más la letra “K”, el código ISO del país de donde está establecida y el número asignado por la Agencia Tributaria.

¿Qué es el VAT?

El VAT es un número de identificación fiscal para todas las empresas que llevan a cabo operaciones comerciales a nivel europeo.  Con él se permite no emitir el impuesto al facturar (en origen) si se registra mediante una fórmula de compensación a través de modelos en la empresa facturada (en destino).

Solo lo pueden solicitar aquellas compañías que vayan a interactuar comercialmente con otras organizaciones de la Unión Europea.

¿Es necesario tener un número EORI?

El número EORI es necesario para aquellos individuos que realizan transacciones comerciales (importación y/o exportación) en la Unión Europea, ya sea como personas o empresas. Si no tenemos número EORI y realizamos una transacción comercial con otro país de la Unión Europea, los envíos no se podrán despachar en aduanas y probablemente tendremos retrasos y otras complicaciones.

• Las empresas con sede fuera de la UE que cuenten con representación fiscal en un país miembro: deben poseer un número EORI y pedir la vinculación del EORI obtenido en el país de registro del negocio.
• Las personas físicas que no se dedican a importar o exportar bienes no tienen la obligación de registrarse con este número. La Agencia Española Tributaria (AEAT) permite realizar hasta cinco operaciones aduaneras al año sin la necesidad de obtener un número EORI.
• Empresas españolas: al montar y registrar una empresa en España, se le asigna automáticamente un número de identificación fiscal o CIF, y en el caso de realizar actividades comerciales que requieren importación/exportación de productos, normalmente se les asigna un número EORI de manera automática en su registro.
• Empresas de fuera de la UE que quieren operar en España: será necesario solicitar el EORI en la oficina de aduanas en España o, en su defecto, en el país dentro de la Unión en el que se realizaron actividades comerciales por primera vez. En el caso de disponer de un EORI extranjero, se realizará una asociación a un NIF existente.

Si posees una Sociedad Limitada (S.L.) o una Sociedad Anónima (S.A.), es muy probable ya tengas un número EORI asignado y coincidente con el NIF. Puedes comprobarlo buscando tu NIF/CIF AQUÍ.

¿Cómo se solicita un número EORI?

Si hemos comprobado que no tenemos un número EORI asociado a nuestro NIF/CIF, lo primero que necesitamos para solicitarlo es poseer un certificado digital, DNI-e o Cl@ve. Para empezar, acudiremos a la página web de la AEAT siguiendo estes pasos:

1. Acceder la web de la Agencia Tributaria (clic AQUÍ)
2. Seleccionar en la columna izquierda el apartado “Registros y censos: solicitud de alta del número de registro e identificación de operadores económicos (EORI)”.
3. Elegir la opción “Alta de EORI español”.
4. Acceder con nuestro certificado digital, DNI-e o Cl@ve
5. Una vez finalizado el proceso, obtendremos nuestro código EORI. En condiciones normales se concede de manera casi automática, pero se puede alargar entre 24 y 48 horas.

¿Qué documentos necesito para solicitar el número EORI?

• Documento identificativo como persona natural: DNI o NIE en el caso de no ser nacional español.
• Identificación de la empresa del registro mercantil

¿Cómo funciona el VAT?

Imaginemos que una empresa española, que vende productos electrónicos, realiza una transacción con una empresa francesa. Ambas empresas tienen números VAT. En este escenario, la empresa española emite una factura a la empresa francesa sin aplicar el IVA, ya que están exentos de pagarlo en el país de origen. En la factura, la empresa española incluirá su número de IVA y cualquier otro detalle necesario.

La empresa francesa, al recibir la factura, utiliza su número de IVA para registrar la transacción en sus registros fiscales. En el momento de la declaración de impuestos en Francia, la empresa francesa compensa el IVA que habría sido aplicado localmente mediante un mecanismo de autoliquidación o reembolso.

¿Qué debemos tener cuenta para utilizar el número VAT?

• Antes de facturar cualquier tipo de operación intracomunitaria, hay que verificar que el cliente con quien se está comerciando está dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI), comprobándolo en el registro VIES (clic AQUÍ). Así se evitarán sorpresas desagradables tras la emisión de facturas.
• En todas las facturas emitidas a algún país de la Unión Europea se debe añadir una leyenda dejando claro que se trata de una operación exenta de IVA, de acuerdo con el art.25 Ley IVA 37/1992.
• Al presentar el Modelo 349 será necesario incluir compras, ventas y los datos personales del emisor de la factura y la cantidad facturada. Este modelo se presenta trimestralmente, aunque si se superan los 50.000 € en ese periodo se debe hacer cada mes.
• Hacienda dará de baja de oficio los números VAT a los que dejen de declarar este tipo de operaciones intracomunitarias en un período superior a un año.

¿Cómo obtengo el número VAT inscribiéndome en el Registro de Operadores Comunitarios?

Será necesario darse de alta con el modelo 036, donde se deben marcar las casillas 582 y 584, indicando la fecha exacta en la que se desea empezar a desarrollar la actividad intracomunitaria. Una vez registrado en el ROI, y en un plazo máximo de tres meses, la Agencia Tributaria nos asignará un NIF-IVA (VAT) y apareceremos en el censo VIES con este mismo número identificativo.

Desde la misma Agencia Tributaria consideran que es obligatorio que un profesional o empresa solicite el VAT number siempre que cumpla uno de los siguientes requisitos:

• Realizar compras o ventas intracomunitarias de bienes en las que el IVA es aplicable.
• Prestar servicios en otro estado miembro de la Unión Europea a un destinatario que sea sujeto pasivo.
• Recibir de una empresa de fuera de España y Baleares un servicio en el que sea aplicable la inversión del sujeto pasivo.

Puede darse el caso de que una entidad jurídica en general necesite un número VAT, pero solo se le concederá en el caso de que realice compras intracomunitarias de bienes en las que el IVA sea aplicable.

Una vez dado de alta, según la facturación de la empresa, se puede solicitar a la Agencia Tributaria la devolución del IVA soportado en el extranjero y así, llevar al día toda la contabilidad.

¿VIES y VAT es lo mismo?

No exactamente. Vamos a verlo más en detalle:

• VAT (Value Added Tax): El VAT, o IVA en español, es el impuesto sobre el valor añadido que se aplica a las transacciones de bienes y servicios en muchos países, incluidos los de la UE. Es un impuesto indirecto que se añade al valor de los bienes o servicios en cada etapa de la cadena de producción y distribución. Cada país de la UE tiene su propia tasa de IVA y sus regulaciones específicas, y las empresas que realizan transacciones comerciales deben cumplir con las normativas fiscales del país en el que operan. Ej: 21%.
• VAT number (número de IVA): número de identificación fiscal para el Impuesto sobre el Valor Añadido (VAT o IVA) asignado a una empresa o entidad en el contexto de la Unión Europea (UE). Este número es esencial para las empresas que participan en transacciones comerciales dentro de la UE y se utiliza para la facturación y la gestión fiscal. Cada empresa registrada para el IVA en un país de la UE recibe un número de IVA específico. Ejemplo: ESB12345678
• VIES (VAT Information Exchange System): un sistema de intercambio de información o registro sobre el IVA entre los países de la UE. Permite a las autoridades fiscales de un país verificar la validez de los números de IVA de empresas registradas en otros países de la UE. Clic AQUÍ.

¿Es necesario tener VAT?

Solo pueden solicitarlo aquellas compañías que vayan a interactuar comercialmente con otras organizaciones de la Unión Europea, es decir, que no estén en España. Si no es tu caso, no será posible ni necesario.

Como conclusión, debemos mencionar que para poder empezar a realizar operaciones intracomunitarias lo primero que debemos hacer es solicitar el número del VIES (VAT number), ya que con el EORI no será suficiente para el tema de la fiscalidad. Si nuestra actividad va a requerir realizar importaciones y/o exportaciones, pediremos además el EORI.

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