Las empresas estarán obligadas a remitir a Hacienda sus facturas de forma instantánea a partir de julio de 2025

En un paso significativo hacia la modernización de los procesos fiscales, se ha aprobado el reglamento que establece los requisitos esenciales para los sistemas y programas informáticos o electrónicos de facturación utilizados por empresarios y profesionales.

La legislación que lo regula es el nuevo Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (clic AQUÍ).

 A raíz de su aprobación, se imponen obligaciones tanto a los fabricantes y comercializadores de estos sistemas como a las empresas y personas físicas, empresarios y profesionales, con algunas excepciones.

¿Cuáles son las principales puntos a tener en cuenta?

• Los fabricantes y comercializadores de sistemas y programas informáticos de facturación deben cumplir con obligaciones específicas
• Empresas y profesionales tienen hasta el 1 de julio de 2025 para adaptar sus sistemas y programas informáticos de facturación a las nuevas regulaciones.
• Se exige que los sistemas y programas informáticos generen un registro de facturación detallado por cada factura emitida, con información mínima obligatoria para garantizar los objetivos de la norma.
• Los sistemas deben estar capacitados para enviar electrónicamente a la Administración Tributaria todos los registros de facturación de manera inmediata.
• Se espera la aprobación de una orden ministerial que desarrollará las especificaciones técnicas que el software de facturación deberá cumplir. La entrada en vigor de esta orden marcará un plazo de 9 meses para que fabricantes y comercializadores se ajusten a las nuevas normativas.

Con esta regulación, se avanza en el proceso de digitalización de la Administración Tributaria y los contribuyentes, fortaleciendo el cumplimiento colaborativo de estos últimos. Este proceso inició en 2017 con la implementación del Suministro Inmediato de Información en el Impuesto sobre el Valor Añadido (SII-IVA)

¿Qué requisitos se establecen para los sistemas y programas de facturación?

Están destinados a que los sistemas y programas de facturación garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Estos registros deben contener información detallada sobre todas las entregas de bienes y prestaciones de servicios, sin permitir interpolaciones, omisiones o alteraciones sin la debida anotación en los mismos sistemas y programas.

Los sistemas informáticos de facturación deben generar automáticamente un registro de facturación de alta simultáneo o previo a la emisión de cada factura, ya sea completa o simplificada. En caso de emisión errónea de una factura, se debe realizar un registro de facturación de anulación para anular el registro correspondiente de facturación de alta.

El registro de facturación de alta debe contener información mínima especificada, como número y serie de la factura, fecha de expedición, fecha de realización de las operaciones, tipo de factura, número de identificación del expedidor, número de identificación del destinatario (si es obligatorio), indicación de emisión por terceros o destinatario, entre otros.

¿Qué opciones ofrece la nueva normativa?

• Usar un sistema o programa informático que cumpla los requisitos establecidos en la Ley General Tributaria (LGT) y su normativa de desarrollo, que incluye el propio Reglamento y la orden ministerial correspondiente.
• Aplicación informática facilitada por la AEAT: opción recomendada cuando se emite un número reducido de facturas al año.

¿Qué empresas y personas físicas estarán obligadas a adaptar sus sistemas y programas informáticos?

Las personas físicas o entidades/usuarios de dichos sistemas y programas informáticos afectados son:

• Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (IS), salvo las entidades exentas.
• Contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, que desarrollen actividades económicas.
• Contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de No Residentes, que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
• Entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar a sus miembros.

Exclusiones, excepciones y dispensas

En el caso de los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que desarrollen actividades económicas, el Reglamento excluye de estas nuevas obligaciones de facturación a algunas operaciones y a algunos empresarios y profesionales. Entre ellos destaca la exclusión de contribuyentes que lleven sus libros registros del Impuesto sobre el Valor Añadido a través SII-IVA.

Aquellos sujetos afectados por el SII-IVA (empresas con facturación anual superior a 6 millones de €, grupos de IVA, empresas inscritas en el régimen de devolución mensual del IVA y, por último, empresas que se hayan acogido voluntariamente al SII-IVA) no se verán afectados por estas obligaciones, salvo excepciones. Un ejemplo de este último caso es que emitan facturasen nombre de un proveedor o de un tercero que sí esté afectado.

El Reglamento también prevé la posibilidad de que el Departamento de Inspección de la AEAT, previa solicitud, otorgue alguna dispensa en la aplicación de este Reglamento a determinados sectores empresariales o profesionales u operaciones en los que se aprecien circunstancias excepcionales.