Con el inicio de 2026 ha entrado en vigor nueva normativa que ajusta el marco de la formación programada por las empresas (conocida habitualmente como formación bonificada, dado que se financia mediante bonificaciones en las cuotas a la seguridad social).

El cambio central lo marca el Real Decreto 1189/2025, de 26 de diciembre, por el que se modifican disposiciones correspondientes al régimen de la formación programada en las empresas y de determinadas subvenciones en el ámbito del empleo y la formación en el trabajo, publicado el 31 de diciembre de 2025, que modifica el Real Decreto 694/2017 y refuerza la trazabilidad y el control de las bonificaciones.

Qué es la formación bonificada y cómo funciona

La formación bonificada es un mecanismo por el cual la empresa puede formar a sus personas trabajadoras y recuperar total o parcialmente el coste mediante bonificaciones aplicadas en los boletines de cotización, con el límite del crédito de formación disponible.

El Real Decreto 1189/2025, de 26 de diciembre mantiene esta lógica, pero endurece la exigencia de orden documental y el modo en que se canalizan las incidencias detectadas en controles.

Primera novedad: cambios en el procedimiento de detección de irregularidades, con más protagonismo de ITSS

El cambio más relevante para empresas es el ajuste del artículo 18 del Real Decreto 694/2017 en materia de control de bonificaciones. A partir de 2026 el proceso es el siguiente:

• El SEPE (Servicio Público de Empleo Estatal) realiza comprobaciones de la información comunicada y de la realización de la formación bonificada.
• Si se detectan bonificaciones no aplicadas correctamente u otros incumplimientos, esos hechos pueden suponer la devolución total o parcial.
• Tras la comprobación, el SEPE pone en conocimiento de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) las bonificaciones indebidamente aplicadas para que, respecto de cuotas no devueltas e ingresadas, se inicie el procedimiento de reclamación mediante acta de liquidación y, en su caso, sanción.

Es decir, queda eliminada la fase de alegaciones en la que el SEPE comunicaba a la empresa determinadas incidencias dentro de su procedimiento para posibilitar alegaciones ante ese organismo, desplazando el eje del procedimiento formal de reclamación hacia la ITSS.

Cómo afectará el cambio de procedimiento a las empresas

• Mayor formalización y menor margen de corrección tardía: al reducirse la fase previa en la que el sepe comunicaba incidencias para su discusión, se hace más necesario que nunca detectar y corregir internamente cualquier desviación (trazabilidad, soportes, comunicaciones, aplicación de crédito) lo antes posible, incluyendo la regularización voluntaria cuando proceda, para limitar intereses, contingencias y exposición sancionadora.
• Más relevancia del asesoramiento especializado en casos sensibles: no implica que siempre sea necesario abogado, pero en expedientes con importes relevantes, riesgo de sanción o cuestiones probatorias complejas, resulta más frecuente necesitar apoyo jurídico-técnico para ordenar la prueba, estructurar alegaciones y gestionar plazos y recursos.
• Garantías añadidas al tramitarse por ITSS: que la reclamación se encauce por la inspección aporta un marco procedimental más definido y garantista, porque la empresa dispone de:

1. Notificación formal del acta que inicia el procedimiento (liquidación y, en su caso, infracción/sanción).
2. Trámite de audiencia y alegaciones dentro de los plazos establecidos, con posibilidad de aportar documentación y prueba.
3. Exigencia de motivación en la propuesta y en la resolución, con delimitación de hechos, fundamentos y cuantías.
4. Vías de recurso e impugnación frente a la liquidación y/o la sanción, en los cauces administrativos y judiciales que correspondan.

Segunda novedad: obligaciones de trazabilidad y archivo más claras y exigibles

El Real Decreto 1189/2025, de 26 de diciembre refuerza la idea de que la bonificación exige una justificación sólida y fácilmente verificable:

• Identificación contable de costes: los costes de acciones bonificadas deben quedar expresamente identificados en la contabilidad.
• Conservación documental: obligación de mantener durante cuatro años (o el plazo superior aplicable por normativa europea) facturas, soportes contables y documentación justificativa a disposición de los órganos de control.
• Interés de demora: si hay devolución de cantidades indebidamente bonificadas, se añade el interés de demora calculado desde el momento del disfrute indebido.

Tercera novedad: control mínimo del 10% y coordinación con comunidades autónomas

La norma consolida que las actuaciones de seguimiento y control de los servicios públicos de empleo (en tiempo real y ex post) deben representar al menos el 10% de los recursos públicos destinados a estas acciones. Por otro lado, también se refuerza el circuito de información desde comunidades autónomas al SEPE sobre resultados e irregularidades detectadas.

Cuarta novedad: se aclara el papel de FUNDAE, colaboración técnica sin potestades administrativas

El Real Decreto establece de forma expresa que FUNDAE colabora con el SEPE en la comprobación de la adecuada tramitación y justificación, pero sin ejercer potestades administrativas. También se recoge que la empresa puede optar por devolver el importe asociado a deficiencias detectadas.

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