Facturas, recibos y facturas simplificadas: cuáles son las diferencias, casos de uso y obligaciones con Hacienda

Es común encontrar los términos "factura" y "recibo" en multitud de situaciones del día a día, ya sea en transacciones comerciales o económicas de mayor o menor importe, con particulares o empresas. Aunque a simple vista pueden parecer documentos similares, y que en muchas ocasiones se utilicen ambos términos de forma indistinta, su función, contenido y relevancia legal los distinguen de manera significativa.

En este artículo vamos a aclarar las diferencias fundamentales entre una factura y un recibo, y explicar cómo cada uno de ellos cumple un papel esencial dentro de la contabilidad y las obligaciones fiscales, tanto para empresas como para particulares. Conocer las características y el uso adecuado de cada documento es crucial para garantizar el cumplimiento normativo y evitar confusiones en las operaciones financieras.

¿La factura y el recibo son lo mismo en España?

No, una factura y un recibo no son lo mismo, y en España tienen diferencias significativas en cuanto a su propósito y contenido.

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento legal que emite un vendedor o prestador de servicios a un comprador, donde se registra la operación de compraventa y se detallan los productos o servicios vendidos, los precios, impuestos aplicables (como el IVA), condiciones de pago, y otra información relevante.

La factura tiene un valor contable y fiscal. Es obligatoria para justificar los ingresos y deducir gastos en el ámbito empresarial y es necesaria para que el comprador pueda reclamar la deducción del IVA si corresponde. También sirve como prueba legal en caso de disputas comerciales.

¿Qué datos tiene que contener una factura obligatoriamente?

Las facturas deben contener la siguiente información:

• Datos tanto del emisor como del receptor (nombre o razón social, domicilio fiscal y número de identificación fiscal NIF/CIF).
• Fecha de emisión.
• Número de factura (único y secuencial).
• Descripción detallada de los bienes o servicios vendidos (concepto).
• Base imponible: valor total de la transacción o de los bienes o servicios prestados antes de aplicar cualquier impuesto.
• Tipo impositivo: tasa que se aplica a la base imponible para calcular el porcentaje del impuesto.
• Impuestos desglosados: deben detallarse los impuestos aplicados, como por ejemplo el IVA u otros impuestos especiales, si es el caso.
• Importe total: cantidad final que el cliente debe pagar, correspondiente a la suma de la base imponible más los impuestos.
• Condiciones de pago (opcional)

¿Es obligatorio emitir siempre una factura?

Toda empresa o autónomo está obligado a emitir una factura por cada venta o prestación de servicios que realice.

¿Quién puede emitir facturas en España?

Solo las empresas, los autónomos y los particulares pueden emitir facturas. 

¿Qué es un recibo en España?

Un recibo es un documento que acredita que se ha realizado un pago. Es una confirmación de que el comprador ha pagado por un producto o servicio, pero no detalla la transacción de la misma manera que una factura.

Se utiliza frecuentemente para realizar cambios o devoluciones del producto adquirido o realizar reclamaciones, y suelen emitirse tanto en formato digital como en papel.

No tiene las mismas implicaciones fiscales que una factura, ya que no desglosa impuestos ni se usa para fines contables de la misma manera. Generalmente, el recibo es utilizado por los particulares o en situaciones donde no es necesario emitir una factura (por ejemplo, en un pago de alquiler entre particulares).

¿Qué datos tiene que contener un recibo?

Los recibos deben contener la siguiente información:

• Nombre del emisor.
• Fecha del pago.
• Breve descripción del concepto por el cual se paga.
• Cantidad y precio.
• Impuestos aplicados.
• Importe total de la compra.

¿Es obligatorio emitir siempre un recibo?

No es obligatorio emitir un recibo, pero es común en transacciones donde no se emite factura, como en ciertos pagos de servicios, alquileres, o ventas entre particulares.

¿Cuáles son las diferencias entre factura y recibo?

La finalidad de la factura y el recibo es diferente, mientras que la factura es una solicitud formal de pago, que además tiene implicaciones fiscales, el recibo funciona solo como un comprobante de pago.

Su fecha de emisión también es diferente, ya que una factura se emite antes de realizar el pago (como un aviso anticipado de la transacción) y el recibo se emite al finalizar el proceso.

A nivel de detalle, la factura contiene mucha más información mientras que el recibo es un documento simplificado.

La identificación del emisor y el receptor también cambia, en la factura es obligatorio incluir a ambos mientras que con el recibo solo se identifica al emisor.

Ejemplo de diferencias entre factura y recibo

Imaginemos que una empresa de construcción contrata a un autónomo especializado en electricidad para la instalación de un sistema eléctrico en una nueva oficina.

El profesional lleva a cabo la instalación según las especificaciones requeridas y, una vez finalizado el trabajo, emite una factura a la empresa por un total de 2.000 euros, que incluye el coste del servicio y el IVA correspondiente del 21 %. La factura emitida por el electricista contendrá toda la información necesaria, como su nombre o razón social, dirección, número de identificación fiscal (NIF), descripción del servicio de instalación eléctrica, importe total, desglose del IVA, fecha de emisión y un número único de factura.

Después de recibir la factura, la empresa realiza el pago mediante transferencia bancaria. Para confirmar la transacción, la empresa emite un recibo a nombre del electricista por el importe de 2.000 euros.

¿Cuáles son las implicaciones para Hacienda de una factura?

La Agencia Tributaria Española tiene en cuenta las facturas s para controlar las transacciones comerciales. Por ejemplo, si existen discrepancias entre las facturas emitidas por los proveedores y los recibos expedidos por los clientes puede ocasionar sospechas e implicar una inspección fiscal.

Por otro lado, con las facturas Hacienda da la posibilidad ofrece la posibilidad de deducir tanto el IVA como el IRPF utilizando el modelo 303, en el que puede incluirse una factura con IVA soportado.

¿Cuáles son las implicaciones para Hacienda de un recibo?

Como hemos explicado en el apartado anterior, la Agencia Tributaria Española tiene en cuenta también los recibos para controlar las transacciones comerciales.

Con los recibos Hacienda no permite deducirse el IVA, solamente el IRPF ya que los recibos son válidos para contabilizar como gastos en la Declaración de la Renta y en el modelo 130 para los autónomos.

¿Qué es una factura simplificada en España?

Una factura simplificada en España es un tipo de factura que se utiliza en transacciones de menor cuantía o cuando se cumplen ciertos requisitos específicos que permiten una facturación más sencilla. Fue introducida en 2013 como parte de una reforma fiscal, reemplaza al antiguo "ticket" y tiene algunas diferencias clave respecto a la factura ordinaria.

• Importe máximo: se puede emitir una factura simplificada en operaciones cuyo importe no supere los 400 euros (IVA incluido). Sin embargo, en ciertos casos específicos, se permite su emisión hasta un importe máximo de 3.000 euros (IVA incluido) en las situaciones AQUÍ recogidas, o en el caso de deber expedirse una factura rectificativa.
• Contenido obligatorio: número y serie de la factura (único y que siga una secuencia cronológica), fecha de emisión, fecha en que se hayan efectuado las operaciones o se haya recibido el pago anticipado (si es diferente a la de emisión de la factura), identificación del emisor (nombre o razón fiscal, número de Identificación Fiscal y dirección fiscal), descripción del bien o servicio, tipo impositivo aplicado, importe total y en el caso de las rectificativas, una mención expresa a la ser rectificada y las especificaciones que se modifican.